OMEGA a e-faktúra

Ako nastaviť e-fakturáciu v OMEGA

OMEGA od spoločnosti KROS patrí medzi najpoužívanejšie účtovné softvéry na Slovensku, predovšetkým v profesionálnych účtovných kanceláriách. Hoci priama Peppol integrácia je stále vo vývoji, OMEGA už dnes ponúka nástroje na štruktúrovaný export faktúr, ktoré sú nevyhnutné pre elektronickú fakturáciu.

Krok 1: Aktualizácia programu

KROS pravidelne vydáva aktualizácie, ktoré reflektujú zmeny v legislatíve aj nové štandardy pre e-fakturáciu. Spustite OMEGU a skontrolujte dostupnosť aktualizácií cez Pomoc > Aktualizovať program. KROS distribuuje updaty automaticky, ale ak máte vypnuté automatické aktualizácie, stiahnite najnovšiu verziu z klientskej zóny na kros.sk.

Krok 2: Kontrola firemných údajov

V menu Firma > Nastavenie firmy skontrolujte a doplňte všetky povinné identifikačné údaje: obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, adresu sídla a bankový účet v IBAN formáte. OMEGA tieto údaje automaticky vkladá do každej faktúry aj do exportovaných XML súborov. Pre správne fungovanie e-fakturácie je kritické, aby boli údaje kompletné a presné. Ak máte viac bankových účtov, nastavte predvolený účet pre fakturáciu.

Krok 3: Vystavenie faktúry a ISDOC export

Vytvorte novú faktúru štandardným spôsobom cez Fakturácia > Vydané faktúry > Nová faktúra. Po uložení faktúry kliknite na Tlač/Export a vyberte formát ISDOC. OMEGA vygeneruje štruktúrovaný XML súbor podľa ISDOC štandardu, ktorý obsahuje všetky náležitosti faktúry v strojovo čitateľnom formáte. Tento súbor je kompatibilný s ostatnými účtovnými systémami na slovenskom trhu.

Krok 4: Hromadný export faktúr

Pre účtovné kancelárie, ktoré spracovávajú desiatky až stovky faktúr mesačne, je kľúčová funkcia hromadného exportu. V zozname vydaných faktúr označte všetky faktúry určené na elektronické odoslanie (pomocou Ctrl+klik alebo Shift+klik) a zvoľte Hromadné operácie > Export ISDOC. OMEGA vygeneruje jednotlivé ISDOC súbory pre každú faktúru do zvoleného priečinka.

Krok 5: Odoslanie cez externého digitálneho poštára

Exportované ISDOC súbory nahrajte do webového rozhrania certifikovaného Peppol Access Pointu. Na Slovensku je k dispozícii niekoľko registrovaných digitálnych poštárov, ktorí konvertujú ISDOC do UBL 2.1 formátu a doručia faktúru príjemcovi cez Peppol sieť. Odporúčame si vytvoriť účet u poštára, ktorý podporuje hromadný upload, čo ušetrí čas pri spracovaní väčšieho počtu dokladov.

Krok 6: Príjem elektronických faktúr

Pre import prijatých e-faktúr do OMEGY prejdite na Fakturácia > Prijaté faktúry > Import. Ak ste prijali faktúru vo formáte ISDOC (stiahnutú z digitálneho poštára), OMEGA automaticky rozpozná štruktúru a vyplní údaje o dodávateľovi, položkách, sumách a DPH. Pred zaúčtovaním vždy skontrolujte správnosť importovaných údajov a prípadne upravte účtovné predkontácie.

Krok 7: Využitie KROS ekosystému

OMEGA je súčasťou širšieho ekosystému KROS, ktorý zahŕňa aj programy ALFA (jednoduché účtovníctvo) a OLYMP (mzdy). Ak využívate viacero KROS produktov, údaje medzi nimi môžete synchronizovať, čo zjednodušuje celkový účtovný workflow vrátane e-fakturácie. Sledujte novinky KROS, pretože priame API napojenie na Peppol Access Point je v príprave a po jeho nasadení odpadne potreba manuálneho nahrávania súborov.

Tipy pre účtovné kancelárie

Ak spravujete viac klientov, vytvorte si pre každého klienta samostatnú databázu v OMEGE a nastavte v každej správne firemné údaje. Pri hromadnom exporte faktúr roztrieďte súbory do priečinkov podľa klientov. Zvážte tiež nastavenie automatických zálohovacích plánov, aby ste predišli strate dát počas migrácie na e-fakturáciu.