Money S3 a e-faktúra

Ako nastaviť e-fakturáciu v Money S3

Money S3 od Solitea je kompletný ekonomický systém, ktorý kombinuje účtovníctvo, fakturáciu, sklad a mzdy v jednom balíku. Hoci Peppol integrácia je zatiaľ len plánovaná a systém nemá API, Money S3 podporuje ISDOC export, čo je základ pre elektronickú fakturáciu. Tento návod vám ukáže, ako využiť dostupné nástroje na e-fakturáciu.

Krok 1: Inštalácia a aktualizácia

Money S3 je desktopová aplikácia, ktorú je potrebné nainštalovať na počítač. Stiahnite najnovšiu verziu z money.sk alebo spustite aktualizáciu cez Pomoc > Aktualizácia programu. Solitea vydáva legislatívne updaty minimálne pri každej zmene zákonov, preto je dôležité mať vždy najnovšiu verziu. Aktualizácia zabezpečí, že máte k dispozícii najnovšie exportné formáty vrátane aktuálnej verzie ISDOC.

Krok 2: Nastavenie účtovnej jednotky

Po spustení programu prejdite do Nastavenie > Účtovná jednotka. Vyplňte kompletné firemné údaje: obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo a bankové účty. Money S3 umožňuje evidovať viacero bankových účtov a priradiť ich k rôznym typom dokladov. Pre e-fakturáciu je dôležité, aby bol bankový účet vo formáte IBAN, pretože UBL štandard vyžaduje tento formát.

Krok 3: Konfigurácia fakturácie

V Nastavenie > Fakturácia nastavte predvolené parametre: číslovanie faktúr, predvolenú splatnosť, textové poznámky a predkontácie. Money S3 umožňuje vytvoriť šablóny pre rôzne typy faktúr. Pre e-fakturáciu odporúčame vytvoriť samostatnú číselnú radu pre elektronické faktúry, čo uľahčí ich evidenciu a kontrolu.

Krok 4: Vystavenie faktúry

Vytvorte novú faktúru cez Fakturácia > Vydané faktúry > Pridať. Vyplňte údaje o odberateľovi — Money S3 umožňuje načítanie údajov z adresára, kde môžete pri obchodných partneroch evidovať aj ich Peppol ID (uložte ho do poznámky kontaktu). Zadajte položky faktúry, sumy a DPH. Po uložení máte faktúru pripravenú na export.

Krok 5: Export do ISDOC formátu

Na uloženej faktúre zvoľte Export > ISDOC. Money S3 vygeneruje štruktúrovaný XML súbor v ISDOC formáte, ktorý obsahuje všetky povinné náležitosti faktúry. Vyberte cieľový priečinok a uložte súbor. Pre hromadný export označte viacero faktúr v zozname a použite Hromadné operácie > Export ISDOC. Toto je obzvlášť užitočné na konci mesiaca, keď potrebujete spracovať väčší počet dokladov naraz.

Krok 6: Odoslanie cez digitálneho poštára

Keďže Money S3 nemá API ani priamu Peppol integráciu, exportované ISDOC súbory je potrebné manuálne nahrať do webového rozhrania certifikovaného Peppol Access Pointu. Poštár skonvertuje ISDOC do UBL 2.1 a odošle faktúru príjemcovi cez Peppol sieť. Tento krok vyžaduje manuálnu prácu, no pri menšom počte faktúr mesačne je to zvládnuteľné.

Krok 7: Import prijatých e-faktúr

Pre príjem elektronických faktúr stiahnite ISDOC súbor z rozhrania vášho digitálneho poštára. V Money S3 prejdite na Fakturácia > Prijaté faktúry > Import > ISDOC. Systém automaticky vytvorí novú prijatú faktúru s vyplnenými údajmi z importovaného súboru. Skontrolujte správnosť údajov a priraďte správne účtovné predkontácie pred zaúčtovaním.

Krok 8: Archivácia a zálohovanie

Money S3 umožňuje systematickú archiváciu dokladov. V Nastavenie > Archivácia nastavte automatické zálohovanie databázy. Pre e-fakturáciu je dôležité uchovávať originálne ISDOC/XML súbory — vytvorte si na disku štruktúru priečinkov podľa mesiacov a rokov. Zákon vyžaduje uchovávanie elektronických faktúr minimálne 10 rokov.

Výhľad do budúcnosti

Solitea avizovala plán na Peppol integráciu v Money S3, no konkrétny dátum zatiaľ nebol oznámený. Dovtedy je manuálny workflow cez ISDOC export a digitálneho poštára jedinou cestou. Odporúčame sledovať stránku money.sk pre aktuálne informácie o vývoji Peppol podpory.